Le défi
Une entreprise virtuelle est un environnement virtuel dans lequel les participants peuvent utiliser des applications de gestion pour améliorer les performances de l'entreprise. L'environnement émule une organisation avec cinq postes occupés par des individus. Les opérations de production sont simulées par un modèle recevant les données actualisées. Après l'exécution du modèle, les résultats sont utilisés dans un tableau de bord équilibré indiquant comment les indicateurs de performance clés ont été affectés par les changements apportés. À l'issue du cycle de formation, les participants ont indiqué qu'il avait été difficile au début de s'impliquer pour relever le défi de l'amélioration de la rentabilité, mais qu'après avoir bien compris le processus de production, avec un bon système de communication entre eux et en analysant les indicateurs clés, ils avaient pu trouver les causes d'une faible productivité et l'améliorer. De cette manière, ils ont pu comprendre comment les stratégies aident à améliorer la rentabilité. En considérant cet outil comme un jeu sérieux, on s'attend à ce qu'il aboutisse à une approche de l'apprentissage situé dans le domaine de la gestion.
1 Introduction
L'idée de base d'une entreprise virtuelle est de montrer aux participants comment les modèles sont utilisés pour évaluer des stratégies alternatives, en commençant par des modèles d'opérations de production, qui sont simulés pour mieux comprendre les opérations de production, voir page 332 de Sheer (1994), puis intégrés à un modèle de processus d'entreprise et à son architecture et transfert de données, voir pages 335 et 695 de Sheer (1994), et enfin, à un modèle de tableau de bord équilibré qui représente les objectifs et les buts de l'entreprise définis par les membres de l'équipe. Parce que ces modèles sont simples et exposés aux participants afin qu'ils comprennent comment les indicateurs sont calculés et les données stockées dans le système de base de données, les participants sont en mesure de développer leur propre modèle dans des projets futurs.
Dans ce cas d'étude, le simulateur d'opérations de production représente les opérations dans une mine à ciel ouvert. Parmi l'ensemble des variables du modèle, certaines ont été sélectionnées, qui sont lues à partir d'une source externe, dans ce cas, à partir d'une base de données sur Internet. La valeur de ces variables sélectionnées peut être modifiée par le biais d'un système de flux de travail représentant un processus commercial orienté vers la définition de la planification des ressources et de l'ordonnancement pour la période de production suivante. Ces variables ajustables sont associées aux domaines du marketing, du personnel, des opérations et de la stratégie, une pour chaque participant. Enfin, le participant ayant un rôle financier doit vérifier si la rentabilité des capitaux propres (ROE) est atteinte avec les données financières disponibles.
Lorsque le niveau de productivité attendu a été atteint, l'ensemble de l'équipe analyse les performances de l'entreprise à l'aide du modèle de tableau de bord prospectif.
La solution
2 Méthodologie (PCU)
Les entreprises virtuelles disposent d'un site web avec une page d'accueil publique et un accès restreint à chacune d'entre elles(http://centro.evirtual.cl/evrajo). Ces sites Web comportent trois boutons principaux : le premier permet d'accéder à la gestion de la production à l'aide d'un modèle de simulation du processus, le deuxième permet d'utiliser le système de flux de travail pour modifier les conditions d'exploitation dans le modèle, et le troisième permet d'examiner les indicateurs de performance.
Dans l'environnement de gestion de la production, il est possible de trouver des indications sur la manière d'installer le simulateur et d'analyser les résultats. Un guide de l'utilisateur est disponible avec une description du système et une explication des résultats. Le guide de l'utilisateur indique également comment les membres peuvent modifier les nouvelles valeurs des conditions initiales d'exploitation. Ces modifications sont effectuées dans l'environnement auquel on accède par le deuxième bouton qui redirige vers la plate-forme de travail. Enfin, le troisième bouton permet d'accéder aux pages qui montrent le niveau de performance de cette entreprise à l'aide du rapport du tableau de bord prospectif.
Le modèle dispose également d'une feuille de calcul Excel avec une structure DuPont pour estimer le rendement des capitaux propres, qui peut ensuite être comparé aux conditions opérationnelles antérieures.
Voici une vue des trois boutons d'accès aux trois logiciels intégrés en tant qu'éléments constitutifs d'une entreprise virtuelle.
Figure 1 : (a) Le site web de l'entreprise virtuelle de la mine à ciel ouvert. Cette page d'accueil présente des informations sur une version de démonstration. L'accès aux entreprises individuelles est réservé à des utilisateurs spécifiques. (b) Architecture de la plateforme d'une entreprise virtuelle. Les modèles de simulation sont construits selon des processus de production réels et alimentés par des données stockées dans un système de base de données. Les résultats de la production sont approuvés par l'équipe à l'aide d'un environnement de flux de travail. Ensuite, la performance de l'entreprise est décrite par un système de gestion de contrôle.
Le jeu de rôle commence avec le directeur général qui met en place le nouveau niveau de production, exécute le modèle et publie le résultat sur le site web. Il informe les autres membres de l'équipe des résultats obtenus. Chaque membre de l'équipe vérifie les paramètres sous son contrôle et effectue les ajustements nécessaires pour améliorer les indicateurs de performance de sa responsabilité et optimiser les conditions d'exploitation. L'accès aux résultats se fait par le bouton "Analisis Productivo", qui affiche les résultats opérationnels. En utilisant ces résultats, les membres de l'équipe apportent des modifications aux conditions d'exploitation en élaborant de nouveaux scénarios et en exécutant le modèle pour s'assurer des améliorations. Tous les membres de l'équipe doivent procéder à leurs propres ajustements, car les modifications affectent l'ensemble des performances. Ces modifications sont effectuées à l'aide du bouton "Automatización de los Procesos Administrativos". Lors de la présentation des données sur le site web, le tableau de bord et le tableau de bord prospectif définis pour cette entreprise sont également actualisés, et chaque membre de l'équipe examine les nouveaux résultats jusqu'à ce qu'un consensus soit atteint.
Figure 2. Cycle de jeu de rôle. Lorsque le nouveau niveau de production est donné, chaque membre de l'équipe doit relever le défi d'optimiser les performances de ses domaines respectifs. En procédant aux ajustements, de nouveaux scénarios sont élaborés. Le modèle de simulation est ensuite exécuté et les nouveaux résultats sont communiqués à l'ensemble de l'équipe en les publiant sur la page web.
L'impact sur l'entreprise
Constatations et conclusions
Dans tous les cas où cet outil a été utilisé, il a été constaté que les participants ne se sentaient pas familiers avec l'utilisation de simulateurs pour analyser le système et qu'ils n'étaient pas sûrs d'eux lorsqu'il s'agissait de prendre une décision. Après avoir analysé les résultats et en avoir discuté avec les autres membres de l'équipe, les participants sont devenus plus confiants et plus sûrs d'eux dans l'utilisation de méthodologies et de théories visant à améliorer la productivité et la rentabilité.
Même si ces résultats sont observés, ils ont une appréciation subjective qui nécessite une évaluation plus systématique dans le cadre de l'apprentissage situé (Lave et Wegner 1991) pour s'assurer que les participants ont acquis les compétences nécessaires dans une communauté de pratique en utilisant une méthodologie expérimentale. (Gunter, Kenny et Vick 2008).