Le défi
par Aineth Torres-Ruiz (EGADE BS) et Ariel Shtul (The Archivists)
Tel que présenté à la Conférence d'hiver sur la simulation 2016
Nous avons développé un modèle de simulation dans SIMIO représentant les éléments du système du processus préarchivistique se déroulant dans la plus grande entreprise de services d'archives en Israël. Le processus de préarchivage implique généralement un opérateur de saisie de données qui enregistre manuellement les informations de récupération des boîtes et des dossiers arrivant sur un convoyeur à rouleaux avant qu'un espace ne leur soit assigné dans l'installation de stockage. Les opérateurs s'assoient autour du convoyeur et choisissent une boîte munie d'un code-barres. En utilisant le modèle de simulation, nous avons exploré le comportement du système original et identifié les possibilités d'amélioration de l'efficacité. Les premiers changements apportés au système ont permis d'améliorer la capacité du système de 15 % sur plusieurs mois. Les sections suivantes décrivent le système et les caractéristiques des composants de modélisation.
Introduction
"Ha'Archivarim" est la plus grande entreprise d'Israël qui fournit des services d'archivage. Il s'agit d'une filiale du groupe d'archivage de Villar Int'l, une société de Tel-Aviv 75 Index. Le groupe d'archives comprend deux autres sociétés : Archive House ("Beit Ha'Archiv") et Archivit, située en Roumanie. La société gère plus de 40 000 m2 (400 000 ft2) d'espace de stockage et plus de 3,5 millions de boîtes. La taille normale d'une boîte est de 40x30x30 cm, mais l'entreprise traite également des boîtes de dimensions différentes.
Chaque année, l'entreprise reçoit des centaines de milliers de nouvelles boîtes de la part de ses clients. Dans le service de préarchivage, le contenu des boîtes est saisi dans une base de données afin de permettre aux clients de retrouver les fichiers dont ils ont besoin à l'avenir. Si certains clients saisissent le contenu à l'aide d'un site web, la plupart des informations doivent être saisies manuellement par des employés de l'entreprise, les opérateurs de saisie. Ces opérateurs s'assoient autour d'un convoyeur circulaire et choisissent une boîte munie d'un code-barres. Ils scannent le code-barres et un écran contenant les champs appropriés, selon la demande du client, s'ouvre sur leur PC. S'il y a plus de 6 dossiers, les opérateurs marquent les dossiers d'un numéro et tapent ensuite le contenu. Par exemple, pour un dossier médical, ils peuvent taper - Nom, ID, Date et Service. Enfin, ils repoussent la boîte sur le convoyeur et en choisissent une autre, et ainsi de suite. Les boîtes restent sur le convoyeur jusqu'à ce qu'elles soient prélevées par un opérateur. Les opérateurs peuvent choisir de ne pas prélever une boîte pour des raisons d'intérêt personnel. Enfin, un système automatisé retire les boîtes dactylographiées du convoyeur. Ce système n'était pas fonctionnel lorsque le modèle a été développé pour la première fois, de sorte qu'environ 10 % des boîtes n'ont pas quitté le convoyeur au moment prévu. Le service comprend plus de 10 opérateurs de saisie de données à temps plein, un responsable direct, deux chargeurs/déchargeurs de convoyeurs, du personnel chargé de l'acceptation/de la coordination avec les clients et un responsable de service. Le rythme saisonnier auquel les boîtes arrivent des clients dicte la saisonnalité de l'emploi. En période de pointe, l'entreprise remplit tous les postes de convoyeurs et dispose d'équipes supplémentaires.
Objectifs de la simulation
L'objectif était de développer un modèle de simulation permettant aux utilisateurs de tester différents scénarios en modifiant les attributs du système, à savoir Nombre d'opérateurs de saisie de données, niveaux de compétence des opérateurs de saisie de données, temps de traitement des boîtes et des dossiers et taux de boîtes qui ne quittent pas le convoyeur (alors qu'elles sont censées le faire).
La solution
Logique de modélisation de base
BOX, représente l'entité par défaut qui se déplace dans le système à travers un réseau d'objets opérateurs (figure 1) et se voit attribuer un certain nombre de dossiers à l'entrée. L'objet opérateur de saisie des données est composé d'une combinaison de trois convoyeurs et d'un poste de travail. Il modélise l'arrivée d'une boîte, la sélection, le prélèvement, la lecture d'un code-barres et la logique de retour au convoyeur. Plusieurs instances de l'objet opérateur de saisie de données sont placées dans le modèle principal et connectées les unes aux autres. En outre, l'accès et la sortie de la zone de convoyage principale sont représentés par deux autres convoyeurs (figure 2).
Nous décrivons ci-après d'autres éléments de logique et l'approche de modélisation utilisée :
- Logique 1 : Les boîtes sont scannées par les opérateurs s'ils ont une capacité disponible et si la boîte n'a pas été scannée auparavant.
Approche: Lorsque les boîtes s'approchent du premier nœud du modèle d'opérateur, l'attribut ModelEntity.Picture est vérifié. Une valeur de 0 indique que la boîte doit être scannée et envoyée au nœud d'entrée du poste de travail de l'opérateur de saisie, sinon elle est envoyée au nœud de sortie. Une boîte est marquée comme étant numérisée(modelEntity ==1) au fur et à mesure que les boîtes sont mises en place au poste de l'opérateur de saisie. - Logique2. Il existe une probabilité que, même si les conditions indiquées dans Logic1 sont remplies, les boîtes ne soient pas scannées (en raison de l'intérêt personnel de l'opérateur de saisie).
Approche: Dans le modèle de l'opérateur, après la vérification de ModelEntity.Picture, une probabilité uniforme aléatoire comprise entre 0 et 1 est attribuée à chaque boîte qui, en deçà d'une certaine valeur de probabilité, est envoyée au nœud de saisie de l'opérateur de saisie. - Logique 3. Les boîtes ne quittent pas le convoyeur au moment prévu (en raison d'une défaillance du système).
Approche: En quittant la dernière instance de l'opérateur, la décision est prise de savoir si une boîte saisie sera à nouveau mise en boucle sur la base d'une probabilité d'extraction. - Logique 4 : Certains opérateurs sont plus compétents que d'autres et mettent plus de temps à taper la même boîte.
Approche: Dans le modèle de l'opérateur, le temps de frappe total est divisé par un coefficient d'efficacité.
L'impact sur l'entreprise
Paramètres de sortie
Le modèle recueille une série d'indicateurs de sortie, notamment Le temps cumulé d'occupation, d'inactivité et d'attente des opérateurs de saisie, le nombre total de dossiers et de boîtes traités, le nombre de dossiers et de boîtes traités par chaque opérateur de saisie et le nombre de boîtes qui ne quittent pas le système.
Résultats
Le modèle a permis de mettre en œuvre plusieurs changements. Un moteur supplémentaire à vitesse plus élevée et un automate Arduino ont été installés pour réparer le système de retrait qui fonctionne désormais avec une efficacité proche de 100 %. En outre, un système de primes a été mis à jour afin de niveler les différentes boîtes et d'éliminer l'envie des opérateurs de saisie de données d'attendre une "meilleure" boîte. La perte d'efficacité marginale avec chaque opérateur de saisie de données supplémentaire fait l'objet d'une étude afin d'étayer la décision d'ouvrir un deuxième convoyeur pendant la haute saison.