Objetivos y especificaciones del proyecto: impulsando el éxito de sus clientes

La mayoría de los proyectos empiezan con una fecha concreta de entrega, pero a menudo sólo con una idea aproximada de lo que se entregará y una vaga idea de cómo se hará. Pero como dice el viejo refrán : "Si no sabes adónde vas, ¿cómo vas a saber cuándo llegas?".

Para empezar, a lo largo de los años he aprendido que hay que conocer a las partes interesadas. ¿Quién financia el proyecto? ¿Quién utiliza el modelo y sus resultados? Ponte en su lugar y determina cuáles son sus preocupaciones y qué les gustaría ver de este proyecto. ¿Cuál es la motivación real de este proyecto? ¿Cómo medirán el éxito? Al fin y al cabo, ellos son los pasajeros y es su destino deseado.

Necesita objetivos claros lo antes posible. Para ayudar a averiguar cuáles son, debe plantearse estas preguntas:

• ¿Qué quieren evaluar o esperan demostrar? Lo mejor son objetivos cortos y concisos.
• ¿Cuál es el alcance del modelo? ¿Qué aspectos del sistema deben tenerse en cuenta?
• ¿Qué grado de detalle se prevé para los distintos aspectos del sistema?
• ¿Qué datos de entrada se prevé utilizar y cuál es su disponibilidad?
• ¿Cuánta experimentación será necesaria? ¿Es necesaria la optimización?
• ¿En qué forma se quieren los resultados (cifras detalladas, resúmenes, gráficos, análisis textual, etc.)?
• ¿Quieren animación y, en caso afirmativo, cómo se utilizará? La animación para la validación suele ser bastante diferente de las animaciones presentadas a un consejo de administración.

CONSEJO: Una forma de mejorar la claridad desde el principio es crear una maqueta de los informes finales deseados. Hacer esto como parte de la fase de especificación puede aclarar muchos aspectos del proyecto. Algunas de las preguntas que pueden plantearse son ¿Qué elementos quieren ver? ¿Qué alternativas deben compararse? ¿Con qué medidas estadísticas se sienten cómodos?

¿Se está perdiendo antes de arrancar el motor?

A veces, la claridad deseada para el proyecto no está ahí al principio. Si este es el caso, sólo se está engañando a sí mismo si planifica todo el proyecto, incluidos los entregables, los recursos y la fecha. La falta de claridad al principio es un indicador clave de que un proyecto debe hacerse por fases. He descubierto que empezar con un pequeño prototipo suele ayudar a aclarar las grandes cuestiones. A partir de esas experiencias con el prototipo, es posible que pueda elaborar un plan detallado para la fase 1 y un plan aproximado para las fases siguientes.

Otra posibilidad es empezar con una especificación funcional completa. Algunas organizaciones dedican el primer 5-10% del esfuerzo del proyecto previsto a crear una especificación funcional. La especificación funcional debe describir todos los objetivos mencionados anteriormente con suficiente detalle como para poder calcular con precisión el enfoque y el esfuerzo del proyecto. Aunque este esfuerzo pueda parecer elevado, suele compensarse con un proyecto y unos resultados más sólidos y predecibles.

Tengo previsto hablar más sobre las especificaciones funcionales en un futuro blog. Hasta entonces, feliz simulación...