Todos nós temos histórias sobre decisões da empresa que nos fazem balançar a cabeça. Se você já trabalhou em uma grande organização, pode parecer que algumas de suas decisões foram, digamos, abaixo do ideal.
Por exemplo, uma determinada organização estava usando um sistema de registro de horas “desenvolvido internamente” que era simples, eficiente e funcionava bem. No entanto, a alta gerência sentiu a necessidade de comprar um sistema de “marca registrada” mais sofisticado. Infelizmente, ele foi mal projetado e excessivamente complicado. A implementação exigiu muito treinamento e reciclagem para que você aprendesse as tarefas mais simples. Era tão difícil de usar que muitos funcionários simplesmente pararam de usá-lo em favor de acordos informais com seus gerentes (que também achavam o sistema difícil de usar). Como resultado, a empresa gastou muito dinheiro e desperdiçou muito tempo dos funcionários e, no final, tinha um sistema que produzia resultados inferiores.
Se esse fosse um caso isolado, poderia ser facilmente perdoado. Mas acredito que a maioria das pessoas que trabalham em grandes organizações poderia citar situações semelhantes. As grandes organizações geralmente tendem a substituir a simplicidade pela complexidade.
Na semana passada, no Keep Simulation Simple, falei sobre o KIS, o conceito Keep It Simple de fazer apenas o suficiente para fazer bem feito e nada mais!
Discuti como o KIS poderia ser aplicado à construção de modelos, mas você também pode estender o princípio do KIS a muitos outros aspectos da simulação, especialmente às ferramentas que você usa rotineiramente.
Para o controle de tempo, você pode comprar sistemas de software caros e altamente integrados, como a organização acima, ou, para funcionários que trabalham em mesas, pode comprar um software que detecte ou pergunte periodicamente e registre em que você está trabalhando. Mas a solução mais barata, mais simples e mais eficaz é simplesmente usar uma planilha ou formulário de papel e pedir ao funcionário que dedique dois minutos ao final de cada dia para registrar o tempo em relação às tarefas daquele dia. É claro que, às vezes, você pode ter motivos para usar outros métodos, mas, para a maioria de nós, a solução da planilha é superior.
Para o gerenciamento de projetos, escolha a ferramenta mais simples que atenda às suas necessidades. Alguns projetos são complexos o suficiente para que você precise de um software de gerenciamento de projetos como o Microsoft Project ou algo ainda melhor. Porém, em muitos casos, esse software resulta em perda de tempo quando uma simples planilha poderia atender às suas necessidades. Em minha experiência, o software de gerenciamento de projetos costuma ser um exagero para os tipos de projetos que normalmente encontramos.
No software de simulação , há uma certa tendência de comprar o software mais abrangente que você possa pagar. Mas muitas vezes é melhor comprar o software mais simples que provavelmente atenderá às suas necessidades de curto e médio prazo. Um cuidado importante aqui – certifique-se de que seu software tenha um caminho de atualização adequado para que, à medida que suas necessidades evoluírem, você possa migrar para um software com mais recursos sem perder seu investimento inicial em software, treinamento e modelos.
Fique atento aos desperdiçadores de tempo – eles geralmente vêm disfarçados de “tecnologia legal” e “economizadores de tempo”.
Mantenha a simplicidade.
Dave Sturrock
VP de Produtos – Simio LLC