Nous avons développé un modèle de simulation dans SIMIO représentant les éléments du système du processus préarchivistique se déroulant dans la plus grande entreprise de services d'archives en Israël. Le processus de préarchivage implique généralement un opérateur de saisie de données qui enregistre manuellement les informations de récupération des boîtes et des dossiers arrivant sur un convoyeur à rouleaux avant qu'un espace ne leur soit assigné dans l'installation de stockage. Les opérateurs s'assoient autour du convoyeur et choisissent une boîte munie d'un code-barres. En utilisant le modèle de simulation, nous avons exploré le comportement du système original et identifié les possibilités d'amélioration de l'efficacité. Les premiers changements apportés au système ont permis d'améliorer la capacité du système de 15 % sur plusieurs mois. Les sections suivantes décrivent le système et les caractéristiques des composants de modélisation.
"Ha'Archivarim" est la plus grande entreprise d'Israël qui fournit des services d'archivage. Il s'agit d'une filiale du groupe d'archivage de Villar Int'l, une société de Tel-Aviv 75 Index. Le groupe d'archives comprend deux autres sociétés : Archive House ("Beit Ha'Archiv") et Archivit, située en Roumanie. La société gère plus de 40 000 m2 (400 000 ft2) d'espace de stockage et plus de 3,5 millions de boîtes. La taille normale d'une boîte est de 40x30x30 cm, mais l'entreprise traite également des boîtes de dimensions différentes.
Chaque année, l'entreprise reçoit des centaines de milliers de nouvelles boîtes de la part de ses clients. Dans le service de préarchivage, le contenu des boîtes est saisi dans une base de données afin de permettre aux clients de retrouver les fichiers dont ils ont besoin à l'avenir. Si certains clients saisissent le contenu à l'aide d'un site web, la plupart des informations doivent être saisies manuellement par des employés de l'entreprise, les opérateurs de saisie. Ces opérateurs s'assoient autour d'un convoyeur circulaire et choisissent une boîte munie d'un code-barres. Ils scannent le code-barres et un écran contenant les champs appropriés, selon la demande du client, s'ouvre sur leur PC. S'il y a plus de 6 dossiers, les opérateurs marquent les dossiers d'un numéro et tapent ensuite le contenu. Par exemple, pour un dossier médical, ils peuvent taper - Nom, ID, Date et Service. Enfin, ils repoussent la boîte sur le convoyeur et en choisissent une autre, et ainsi de suite. Les boîtes restent sur le convoyeur jusqu'à ce qu'elles soient prélevées par un opérateur. Les opérateurs peuvent choisir de ne pas prélever une boîte pour des raisons d'intérêt personnel. Enfin, un système automatisé retire les boîtes dactylographiées du convoyeur. Ce système n'était pas fonctionnel lorsque le modèle a été développé pour la première fois, de sorte qu'environ 10 % des boîtes n'ont pas quitté le convoyeur au moment prévu. Le service comprend plus de 10 opérateurs de saisie de données à temps plein, un responsable direct, deux chargeurs/déchargeurs de convoyeurs, du personnel chargé de l'acceptation/de la coordination avec les clients et un responsable de service. Le rythme saisonnier auquel les boîtes arrivent des clients dicte la saisonnalité de l'emploi. En période de pointe, l'entreprise remplit tous les postes de convoyeurs et dispose d'équipes supplémentaires.
L'objectif était de développer un modèle de simulation permettant aux utilisateurs de tester différents scénarios en modifiant les attributs du système, à savoir Nombre d'opérateurs de saisie de données, niveaux de compétence des opérateurs de saisie de données, temps de traitement des boîtes et des dossiers et taux de boîtes qui ne quittent pas le convoyeur (alors qu'elles sont censées le faire).
BOX, représente l'entité par défaut qui se déplace dans le système à travers un réseau d'objets opérateurs (figure 1) et se voit attribuer un certain nombre de dossiers à l'entrée. L'objet opérateur de saisie des données est composé d'une combinaison de trois convoyeurs et d'un poste de travail. Il modélise l'arrivée d'une boîte, la sélection, le prélèvement, la lecture d'un code-barres et la logique de retour au convoyeur. Plusieurs instances de l'objet opérateur de saisie de données sont placées dans le modèle principal et connectées les unes aux autres. En outre, l'accès et la sortie de la zone de convoyage principale sont représentés par deux autres convoyeurs (figure 2).
Nous décrivons ci-après d'autres éléments de logique et l'approche de modélisation utilisée :
Le modèle recueille une série d'indicateurs de sortie, notamment Le temps cumulé d'occupation, d'inactivité et d'attente des opérateurs de saisie, le nombre total de dossiers et de boîtes traités, le nombre de dossiers et de boîtes traités par chaque opérateur de saisie et le nombre de boîtes qui ne quittent pas le système.
Le modèle a permis de mettre en œuvre plusieurs changements. Un moteur supplémentaire à vitesse plus élevée et un automate Arduino ont été installés pour réparer le système de retrait qui fonctionne désormais avec une efficacité proche de 100 %. En outre, un système de primes a été mis à jour afin de niveler les différentes boîtes et d'éliminer l'envie des opérateurs de saisie de données d'attendre une "meilleure" boîte. La perte d'efficacité marginale avec chaque opérateur de saisie de données supplémentaire fait l'objet d'une étude afin d'étayer la décision d'ouvrir un deuxième convoyeur pendant la haute saison.