No suele ser agradable incumplir un plazo, y a veces puede llegar a limitar la carrera profesional. La semana pasada hablamos de algunos problemas que contribuyen a que se incumplan las fechas de entrega de los proyectos. Ahora vamos a explorar algunas soluciones.
Etapa 1 – Objetivos y especificaciones
Ya hemos hablado de la importancia de los objetivos y las especificaciones del proyecto. Por supuesto, para fijar esos objetivos hay que conocer a las partes interesadas y conseguir su participación. En este y otros artículos utilizo el término partes interesadas para representar al conjunto de personas que se preocupan por este proyecto. Puede tratarse de sus clientes, su gestor, las personas que trabajan en los sistemas que se están modelando u otros.
Paso 2 – Creación de un plan de proyecto
A la hora de crear un plan de proyecto, me vienen a la mente dos adagios.
<center><em>“Expect the Best; Plan for the Worst”</em></center>Creo que está bien ser optimista y esperar, tal vez incluso esperar, que las cosas vayan bien. Pero no cuento con ello. No baso mi plan en suposiciones optimistas. Me gusta empezar con lo que me parece una estimación razonable y luego duplicarla para tener en cuenta todas las cosas que sé que pueden salir mal. Puede parecer un «relleno», pero el objetivo es determinar un calendario factible. Pocas veces, por no decir nunca, he visto que lo que parece un calendario «razonable» al principio sea realmente realizable al final, debido al gran número de incógnitas que se plantean en un proyecto típico.
Por supuesto, siempre se puede dedicar más tiempo a estudiar el problema para reducir el riesgo a un nivel aceptable y , posiblemente, mejorar la precisión de las estimaciones. Pero para entonces el proyecto suele ser irrelevante, porque las decisiones ya se han tomado. Las estimaciones de tiempo son siempre una suposición y siempre erróneas, así que encuentra un método que te funcione y sigue adelante.
Para mí esto significa ser conservador. Trato de evitar comprometerme en exceso y, cuando es posible, evito compartir mis optimistas intenciones. Por ejemplo, aunque tenga todas las expectativas de crear una animación 3D convincente, puede que sólo garantice una animación 2D o una animación 3D sencilla. O aunque tenga la intención de modelar algunas aplicaciones secundarias para poder explorar algunas posibles mejoras del sistema, no lo garantizaría en las especificaciones del proyecto.
De hecho, mis especificaciones de proyecto suelen incluir tres categorías:
– Entregables garantizados – Pase lo que pase, el proyecto no se considera terminado sin ellos.
– Entregables probables – Tengo la intención de completarlos, pero si las cosas van mal, puede que se recorten. A menudo, las partes interesadas ni siquiera saben que existe esta lista, dependiendo de su tolerancia a la flexibilidad.
– Lista de deseos – En los raros casos en que el proyecto va excepcionalmente bien, implemento tareas de esta lista. Esta lista nunca se incluye en un plan de proyecto público.
Este enfoque me ofrece cierta flexibilidad para:
a) Evitar decepcionar a los interesados en caso de que el proyecto vaya mal, y
b) Conservar la oportunidad de deleitar a los interesados si el proyecto va bien.
¿Qué viene después?
Estos dos primeros pasos son sólo el comienzo de un proyecto. En futuros artículos hablaré de la priorización, la agilidad, la comunicación y muchos otros temas que contribuyen a llegar a la fecha y hacer un proyecto exitoso.
Hasta la próxima, ¡feliz modelaje!
Dave Sturrock
VP Productos – Simio LLC