Una empresa virtual es un entorno virtual en el que los participantes pueden utilizar aplicaciones de gestión para mejorar el rendimiento de la empresa. El entorno emula una organización con cinco puestos ocupados por personas. Las operaciones de producción se simulan mediante un modelo que recibe los datos actualizados. Tras las ejecuciones del modelo, los resultados se utilizan en un cuadro de mando integral que indica cómo se han visto afectados los indicadores clave de rendimiento con los cambios realizados. Tras completar el ciclo de formación, los participantes mencionaron lo difícil que fue al principio implicarse para conseguir el reto de mejorar la rentabilidad, pero tras entender bien el proceso de producción, con un buen sistema de comunicación entre ellos, y analizar los indicadores clave, pudieron encontrar las causas de la baja productividad y mejorarla. De esta forma, pudieron entender cómo las estrategias ayudan a mejorar la rentabilidad. Considerando esta herramienta como un juego serio, se espera alcanzar una aproximación al aprendizaje situado en el ámbito de la gestión.
La idea básica de una Empresa Virtual es mostrar a los participantes cómo se utilizan los modelos para evaluar estrategias alternativas, comenzando con modelos de operaciones de producción, que se simulan para comprender mejor las operaciones de producción, véase la página 332 de Sheer (1994), luego se integran con un modelo de procesos empresariales y su arquitectura y transferencia de datos, véanse las páginas 335 y 695 de Sheer (1994), y por último, con un modelo de cuadro de mando integral que representa los objetivos y metas de esta empresa definidos por los miembros del equipo. Como estos modelos son sencillos y se exponen a los participantes para que comprendan cómo se calculan los indicadores y se almacenan los datos en el sistema de base de datos, los participantes están en condiciones de desarrollar su propio modelo en futuros proyectos.
En este caso de estudio, el simulador de operaciones de producción representa las operaciones en una mina a cielo abierto. Del conjunto de variables del modelo, se han seleccionado algunas, que se leen de una fuente externa, en este caso, de una base de datos en Internet. El valor de estas variables seleccionadas, se puede cambiar a través de un sistema de flujo de trabajo que representa un proceso de negocio orientado a definir la planificación de recursos y la programación para el próximo período de producción. Estas variables ajustables se asocian a las áreas de Marketing, Personal, Operaciones y Estratégica, una por cada participante, y finalmente, el participante con el rol financiero, debe comprobar si se alcanza la rentabilidad sobre recursos propios (ROE) con los datos financieros disponibles.
Una vez alcanzado el nivel de productividad esperado, todo el equipo analiza el rendimiento de la empresa a través del modelo de cuadro de mando integral.
La empresa virtual dispone de un sitio web con una página de inicio pública y también con acceso restringido a cada particular(http://centro.evirtual.cl/evrajo). Estos sitios web tienen tres botones principales, el primero es para acceder a la gestión de la producción utilizando un modelo de simulación del proceso, el segundo es para utilizar el sistema de flujo de trabajo para cambiar las condiciones de operación en el modelo, y el tercero es para revisar los indicadores de rendimiento.
En el entorno de gestión de la producción, se pueden encontrar instrucciones sobre cómo instalar el simulador y cómo analizar los resultados. Existe una Guía del Usuario con la descripción del sistema y la explicación de los resultados. La Guía del usuario también contiene instrucciones sobre cómo modificar los nuevos valores de las condiciones iniciales de funcionamiento. Estos cambios se realizan en el entorno al que se accede a través del segundo botón que redirige a la plataforma de flujo de trabajo. Por último, el tercer botón permite acceder a las páginas que muestran el nivel de rendimiento de esta empresa mediante el informe del cuadro de mando integral.
El modelo también dispone de una hoja de cálculo Excel con una estructura DuPont para estimar el ROE, y luego se puede comparar con las condiciones operativas anteriores.
A continuación se muestra una vista de los tres botones de acceso a los tres software integrados como constituyentes de una Empresa Virtual.
Figura 1. (a) Página web de la Empresa Virtual de Minas a Cielo Abierto. Esta página muestra información para una versión Demo. El acceso a las empresas individuales está restringido a usuarios específicos. (b) Arquitectura de la plataforma de una Empresa Virtual. Los modelos de simulación se construyen de acuerdo con procesos de producción reales y se alimentan con datos almacenados en un sistema de base de datos. Los resultados de producción son consensuados por el equipo mediante un entorno de flujo de trabajo. A continuación, el rendimiento de la empresa se representa mediante un sistema de gestión de control.
El juego de rol comienza con el Director General estableciendo el nuevo nivel de producción, ejecuta el modelo y publica el resultado en el sitio web. Informa de los resultados al resto del equipo. Cada miembro del equipo comprueba los parámetros bajo su control y realiza los ajustes necesarios para mejorar los indicadores de rendimiento de su responsabilidad y optimizar las condiciones de funcionamiento. El acceso a los resultados se realiza a través del botón "Análisis Productivo", que muestra los resultados operativos. Utilizando esos resultados, los miembros del equipo hacen cambios en las condiciones de operación construyendo nuevos escenarios y ejecuta el modelo para estar seguro de las mejoras. Todo el equipo debe hacer sus propios ajustes porque las modificaciones afectan a todo el rendimiento. Estas modificaciones se realizan utilizando el botón "Automatización de los Procesos Administrativos". Al reportar los datos en el sitio web, también se actualiza el tablero de control y el cuadro de mando integral definido para esta empresa, y nuevamente, cada miembro del equipo revisa los nuevos resultados hasta llegar a un consenso.
Figura 2. Ciclo de juego de roles. Cuando se da el nuevo nivel de producción, cada miembro del equipo tiene el reto de optimizar el rendimiento de sus áreas correspondientes. Al realizar los ajustes, se construyen nuevos escenarios. A continuación, se ejecuta el modelo de simulación y se comunican los nuevos resultados a todo el equipo mediante su publicación en la página web.
En todos los casos en los que se ha utilizado esta herramienta, se ha constatado que los participantes no se sentían familiarizados con el uso de simuladores para analizar el sistema e inseguros a la hora de tomar una decisión. Tras analizar los resultados y debatirlos con los demás miembros del equipo, los participantes se sintieron más seguros y confiados a la hora de utilizar metodologías y teorías para mejorar la productividad y la rentabilidad.
Aunque estos resultados son observados, tienen una apreciación subjetiva que requiere una evaluación más sistemática en el aprendizaje situado, (Lave y Wegner 1991) para estar seguros de que los participantes han adquirido las habilidades necesarias en una comunidad de práctica utilizando una metodología experimental. (Gunter, Kenny y Vick 2008).