Desarrollamos un modelo de simulación en SIMIO que representa los elementos del sistema del proceso de pre-archivo que tiene lugar en la mayor empresa de servicios de archivo en Israel. El proceso de pre-archivo normalmente implica que un operador de entrada de datos registre manualmente la información de recuperación de cajas y archivos que llegan en un transportador de rodillos antes de que se les asigne un espacio en la instalación de almacenamiento. Los operarios se sientan alrededor del transportador y eligen una caja con código de barras. Con el modelo de simulación exploramos el comportamiento del sistema original e identificamos oportunidades de mejora de la eficiencia. Los cambios iniciales en el sistema han mostrado una mejora de la capacidad del sistema de hasta el 15% en varios meses. En los siguientes apartados se describen el sistema y las características de los componentes del modelo.
"Ha'Archivarim" es la mayor empresa de servicios de archivo de Israel. Es una filial del grupo de archivos de Villar Int'l, una empresa de Tel-Aviv 75 Index. El grupo de archivos incluye otras dos empresas: Archive House ("Beit Ha'Archiv") y Archivit, situada en Rumanía. La empresa gestiona más de 40.000 m2 de espacio de almacenamiento y más de 3,5 millones de cajas. El tamaño normal de una caja es de 40x30x30 cm, pero la empresa también gestiona cajas de otras dimensiones.
Cada año, la empresa recibe cientos de miles de cajas nuevas de sus clientes. En el departamento de pre-archivado, el contenido de las cajas se introduce en una base de datos para que los clientes puedan recuperar los archivos que necesiten en el futuro. Aunque algunos clientes introducen el contenido a través de un sitio web, la mayor parte de la información debe ser introducida manualmente por empleados de la empresa, los operadores de entrada de datos. Estos operarios se sientan alrededor de un transportador circular y cogen una caja con código de barras. Escanean el código de barras y en su PC se abre una pantalla con los campos adecuados, según la solicitud del cliente. Si hay más de 6 expedientes, los operadores marcan los expedientes con un número y luego teclean el contenido. Por ejemplo, para una historia clínica pueden escribir: Nombre, DNI, Fecha y departamento. Por último, empujan la caja de nuevo a la cinta transportadora y eligen una nueva caja, y así sucesivamente. Las cajas permanecen en la cinta hasta que un operario las recoge. Los operarios pueden optar por no recoger una caja por razones de interés propio. Por último, un sistema automatizado retira las cajas del transportador. Este sistema no funcionaba cuando se desarrolló el modelo por primera vez, lo que provocaba que alrededor del 10% de las cajas no salieran de la cinta transportadora cuando debían. El departamento cuenta con más de 10 operarios de introducción de datos a tiempo completo, un responsable directo, dos cargadores/descargadores de cinta transportadora, personal de recepción/coordinación de clientes y un responsable de departamento. El ritmo estacional en el que llegan las cajas de los clientes dicta la estacionalidad del empleo. Durante la temporada alta, la empresa cubre todos los puestos de los transportadores y dispone de turnos adicionales.
El objetivo era desarrollar un modelo de simulación que permitiera probar diferentes escenarios mediante la modificación de atributos del sistema como los siguientes Número de operarios de entrada de datos, niveles de cualificación de los operarios de entrada de datos, tiempo de procesamiento de cajas y archivos y tasa de cajas que no salen de la cinta transportadora (cuando se suponía que debían salir).
CAJA, representa la entidad por defecto que se mueve dentro del sistema a través de una red de objetos operador (Figura 1) y se le asigna un número de expedientes al entrar. El objeto operador de entrada de datos se compone de una combinación de tres transportadores y una estación de trabajo. Modela una lógica de llegada de cajas, selección, recogida, lectura de códigos de barras y retorno al transportador. Se colocan múltiples instancias del objeto operador de entrada de datos dentro del modelo principal y se conectan entre sí. Además, el acceso y la salida a la zona de transporte principal se representan a través de otros dos transportadores (Figura 2).
A continuación se describen otras piezas de lógica y el enfoque de modelado utilizado:
El modelo recoge una serie de métricas de salida, que incluyen: Tiempo acumulado de ocupación, inactividad y espera del operador de entrada de datos, número global de expedientes y cajas procesados, número de expedientes y cajas procesados por cada operador de entrada de datos y número de cajas que no salen del sistema.
El modelo ha permitido aplicar varios cambios. Se instaló un motor adicional con mayor velocidad y un PLC Arduino para arreglar el sistema de extracción, que ahora funciona con una eficiencia cercana al 100%. Además, se actualizó un sistema de bonificaciones para nivelar las distintas cajas y eliminar el impulso de los operarios de introducción de datos de esperar a una caja "mejor". Se está investigando la pérdida de eficiencia marginal con cada operario de entrada de datos adicional para respaldar la decisión de abrir un segundo transportador durante la temporada alta.